美国学术年会传统悠久，名目繁多。在大学界，一般是以学科为主题，由非官方的各种协会(Associations)主办，既有全国性的也有地区性的。由于我的专业既是教育管理，又涉及数据库的使用和建设，几乎每年都参加1-2次年会。学术年会多选址旅游城市，与会者下榻高级饭店，会议期为3-5天不等。高强度的学术交流是主题，穿插着精致的迎新酒会，引人入胜的旅游项目，美味的闭幕大餐，等等。与学术性强的管理年会相比，由电脑软件公司举办的技术年会则更加注重培训和娱乐。
在大学里，校方提供参加年会全部或部分费用，作为专业培训的支出。例如，O大学为管理人员支付全部年会费用，实报实销；为教学人员提供$500(截止2017年)，差额自补。参加者多数是某一协会的会员，除了交会员费注册费外，还要付旅费住宿费。在该大学做部门年度预算时，我总要申请几万美金的年会费用，以确保我和1-2个同事能够参加至少一次年会。遇到经费消减时，这项开支就会首当其冲。
80年代中期，我在国内读完硕士，又当了3年讲师，从没有听说过学术年会。来美后，在三所大学里工作的20余年里，参加各种年会30余次；不仅学习到新知识新技术，与新朋老友聚会畅谈，也是一次愉快的旅游活动，受益非浅。可见，学术年会具有多重功能，归结为：学术交流，专业培训，建联系网和家庭旅游等。
学术年会最重要的功能当然是学术交流。交流形式有多种多样：大型讲演会(keynote sessions)，小型讲演会(plenary sessions)，讨论会(roundtable discussions)和挂图讲演(poster sessions)等。每次年会，发给与会者一大本“会议程序手册”，列出每天的会议主题，讲演人，时间地点和其他活动。讲演会期一般为45分钟，中间15分钟供休息和换会场。近年来，“会议程序手册”上网，为大家提供了极大的便利，也节约了纸张。
大型讲演会一般是在开幕式和闭幕式上，邀请著名学者，政界要人或社会名流做讲演。开幕式的讲演，涉及专业领域的热点，有一定深度，为年会奠定基调。到闭幕式时，大家已处于大脑疲惫状态，简短而带有鼓动性的讲演则最受欢迎。这类讲演总是排在最后的聚餐前举行，以保证会场满座。
小型讲演会往往有十几个不同主题的讲演会同时进行，大家不得不“择优录取”。尽管所有稿件都必须由3位同行事先审阅选定，讲演质量依旧是良莠不齐。在会议前，可以看到许多人在会议室外做紧张的最后选择；会议开始后，仍然有不少人在会场之间川流不息，重新选择。顺便说一下，会议第一天和第二天是小型讲演会的“黄金时间”，听众情绪高涨；闭幕式前的最后半天则听众寥寥，有的早退了，有的去采购或出游了。
我和同事曾经多次在全国性学术年会上介绍本部门的研究成果。最成功的一次，讲演室50个座位挤得满满的，有几个人只得坐在过道上。会后仍有7-8人和我们热烈交谈，直到下一个讲演者将我们客气地“赶走”。之后，一位高等教育报刊的记者对我们进行访谈，出了好一阵风头。但也有“走麦城”的时候。记得第一次在全国性年会讲演，不知为何，给了我一间容纳100人的大会议室，却只有十几个听众，我又超紧张，效果可想而知。
会后听众做评议，并为每个讲演者打分。从经验中学到，讲演效果如何，不仅取决于内容质量，更在于如何表达。如果只是照本宣科，会让听众感到枯燥无味。PPT的设计很重要，和文字相比，图表和示意图更吸引听众的注意力。有人还加入图片和漫画，常常引起会场的笑声。此外，留出15分钟的问答时间(Q&A)，会让听众更加满意。有趣的是，听众提问也是各种各样，多数是求教和商榷，个别人喜欢用难题向讲演者挑战，或有意无意地宣传自己的成果，喧宾夺主。
挂图讲演(poster sessions)可以容纳更多研究项目的交流。小型的和未完成的项目最适合于这种方式。挂图设在在展销大厅的后部，与会者可以随时参观，如果想与挂图的主人讨论，则要等到每天的讲演会结束之后。我有一个美国同事，文章写的很漂亮，又擅长设计精彩的挂图，能够和听众随意交谈，是挂图讲演的佼佼者。但在小型讲演会上却常常“晕台”，手足无措。
专业培训也是年会的一项重要功能。我所参加的年会都是侧重于大学的信息管理和电脑软件的使用，一般在年会正式开始之前或结束之后。这类培训历时半天至一天不等，都是高强度。培训教师是电脑软件的专业人员，可以现场演示指导，学员在电脑上操作，收益较大。电脑软件公司举办的技术年会则以技术培训为主，外加用户的反馈和推销员的介绍。如果集年会和培训于一体，虽然也要另外付款，仍然比单独的培训班省钱，属于物美价廉。由于信息管理和电脑软件变化发展很快，大家每年都必须学习新知识新技术，否则不能完成本职工作。
学术年会另一个功能是与同行的老友聚会和结交新朋友。年会开始前，举办“欢迎新人酒会”。让新会员相互认识，和老会员交谈。会议期间，由当地的会员做向导，自愿组成若干“晚餐小组”，去旅馆附近的餐厅聚会。我参加了几次，历时1-2小时，都是各人付账；大学会报销或补助。餐桌上，食物不是主题，聊天儿和交友更重要。有时，晚餐后, 一些情投意合的新朋旧友会到酒吧继续喝酒聊天儿，闹到深夜。我不喜喝酒，常常避免这种场合。在这类年会上，有许多中国人，成立了一个“海外华人协会”，和那些地区协会并立，同样得到全美协会的一些资助。我们总是在指定的活动时间开一个短会，然后去当地的中国餐馆聚餐。各地相比，我最喜欢的是圣地亚哥的海鲜自助餐。餐后往往有Karaoke, 多位同事轮流献歌。一曲“一条大河波浪宽，风吹稻花香两岸”，听得我热泪盈眶。
朋友聚会自然地会过渡为“联系网”。研究生毕业找工作，在职人员调换工作，都喜欢在年会上通过新朋旧友寻求机会。会议组织者还开辟一个专用房间，让求职者和未来的同事老板见面交谈，比邮寄简历更有成效。即使近期没有找工作的需要，也可以建立互助关系，来日方长。在美国，通过联系网，可以使具有同等学历或同等技能的人优先录用；但与中国“走后门”的关系网有本质区别。
旅游是年会的娱乐项目，也是吸引参会者的主要工具。几乎所有的的年会都选在旅游热点，如芝加哥，DC，西雅图，费城，新奥尔良，旧金山，等等。如果年会偶然选择了一般城市，参加会议的人员会减低一半。众所周知，会议经费主要来源于参加者的注册费和会员费，人多钱多嘛。加州和佛罗里达的狄斯尼乐园往往吸引了许多有小孩子的家庭，会议前后，可以全家出动，尽情享乐。某一年，财大气粗的电脑软件公司曾在夏威夷开年会，可惜许多东海岸的大学因旅费超支，不能成行。记忆最深的是这家公司主办的技术年会期间，包下Orlando的Universal Studio的一个晚场，并在园里设立了若干“食品站”，免费供应各国风味的晚餐。其中“中国站”和“意大利站”排长队，我和女儿只好先去散落在园里的冰激淋供应点，先吃甜食再吃晚餐。最后，会议主持人请来Mardi Gras的游行队伍，载歌载舞，还向我们扔彩色珠琏，小孩子满地乱抢，玩得真开心。
每个年会都给参加者发放纪念品。经费充足的，发旅行背包，或带夹层的电脑挎包。经费有限的，发海滩包或超市购物包；一律印有会议标记。如果去会议展览厅走一圈，可以得到各种小纪念品，实用而有趣。上下午各有一次长休息，提供咖啡，茶水和小甜食，让大家放松调节一下。
近两年，由于疫情的影响，许多学术年会改为网上举行，不仅效果低，还失去了许多乐趣。我很庆幸自己选择了最佳退休时间，避开了网上学术年会。在我参加过的学术年会上，讲演也罢，挂图也罢，或者只当听众，都会满载而归，是我职业生活中的亮点。